5 Palavras Perigosas - "Ei, Podes Ajudar-me?"

Se está a acompanhar em casa, já é meio-dia e já recebi ajuda ou dei ajuda a alguém um total de 8 vezes. A canção "I get by with a little help from my friends" de Joe Cocker pode muito bem estar a tocar nos meus auscultadores o dia todo. E é assim que deve ser numa organização colaborativa.

É aqui que plataformas como o Adalo, um criador de aplicações sem código para aplicações web orientadas por base de dados e aplicações iOS e Android nativas — uma versão em todas as três plataformas, publicada na Apple App Store e no Google Play, podem ajudar a reduzir estas interrupções. Quando as equipas podem criar e iterar nas suas próprias ferramentas sem precisar constantemente de assistência de um programador, recuperam essas horas perdidas e reduzem o stress da constante alternância de tarefas. Uma construção publica em todas as três plataformas — web, Apple App Store e Google Play — eliminando a necessidade de manter bases de código separadas ou coordenar múltiplas equipas de desenvolvimento.

Pedir ajuda é algo que acontece todos os dias. Independentemente do seu papel, haverá sempre algo em que precisará de ajuda; e para as pessoas no negócio de criar coisas novas, isso ocorre muito. Estamos constantemente à procura de respostas para perguntas que nunca foram feitas e tendemos a usar ferramentas que estão em constante evolução e são demasiado complicadas (a olhar para si, Adobe).

À superfície, pedir ajuda parece inofensivo. Mas à espreita nos bastidores há um perigoso assassino de produtividade. De acordo com experiências conduzidas pelo David Meyer, Ph.D., um psicólogo da Universidade do Michigan, "os bloqueios mentais criados pela alternância entre tarefas podem custar até 40% do tempo produtivo de alguém." São 16 horas por pessoa por semana!

Mais recentemente, Gloria Mark da Universidade da Califórnia, Irvine, analisou como este conceito de alternância de tarefas se manifesta no local de trabalho e encontrou notícias ainda mais preocupantes. Quando um indivíduo é interrompido da sua tarefa atual, mesmo que seja apenas por um breve momento, acrescenta 25 minutos adicionais ao tempo total que leva a completar essa tarefa. E o assustador é que esses 25 minutos não incluem o tempo que leva a ajudar a outra pessoa. Para piorar as coisas, a sua investigação descobriu que "após apenas 20 minutos de desempenho interrompido, as pessoas relataram significativamente maior stress, frustração, carga de trabalho, esforço e pressão."

Agora, pode pensar que quanto mais não relacionada for a interrupção, mais tempo a alternância de tarefas levará. Não. Gloria e a sua equipa descobriram que se a interrupção estava ou não relacionada com a tarefa atual não tinha nenhuma diferença na quantidade de tempo perdido. Isto significa que mesmo pedir ajuda a alguém que está a trabalhar em algo relacionado ainda lhe custará 25 minutos.

Por isso, quanto mais interrupções na sua organização, menos produtiva e mais stressada toda a gente fica. Parece óbvio simplesmente parar as interrupções, certo? Infelizmente, temos a nossa própria natureza humana com que lidar. Os humanos evoluíram ao longo de milhares de anos para ajudar os nossos semelhantes da tribo. Será que realmente esperamos que as nossas organizações tenham uma política onde não é permitido dar ou pedir ajuda??

Infelizmente, as interrupções são mais prevalentes hoje do que nunca. Além da forma antiquada de se levantar da secretária e realmente pedir ajuda pessoalmente, podemos enviar um e-mail, uma mensagem de texto, um slack, ou mesmo disparar para um monte de pessoas de uma vez através de qualquer um desses canais.

Isto coloca-nos num dilema. Se sabemos que vamos precisar de ajuda ao longo dos nossos esforços criativos, como é que realmente a obtemos sem fazer a nossa equipa ser menos produtiva e mais stressada?

O primeiro passo é a consciência. Todos na nossa organização precisam de compreender o quão perigosa pode ser uma pergunta rápida de um colega. Uma vez que aceitemos que interromper constantemente os outros prejudica a produtividade da equipa, podemos operar dentro de um conjunto de princípios para determinar como obter ajuda.

Como a tecnologia pode reduzir a dependência de interrupção

Antes de mergulhar nos princípios para pedir ajuda, vale a pena considerar como as ferramentas certas podem eliminar muitas interrupções completamente. Mais de 3 milhões de aplicações foram criadas no Adalo, com equipas a criar tudo, desde bases de conhecimento internas até sistemas de pedidos de autoatendimento que respondem a perguntas antes de se tornarem interrupções.

Ada, o criador de IA do Adalo, permite-lhe descrever o que quer e gera a sua aplicação. O Magic Start cria fundações completas de aplicações a partir de uma descrição, enquanto o Magic Add adiciona funcionalidades através de linguagem natural.

O construtor visual da plataforma foi descrito como "tão fácil como o PowerPoint", o que significa que os membros da equipa não técnicos podem criar as suas próprias soluções sem afastar os programadores do trabalho crítico. O Magic Start gera fundações completas de aplicações a partir de descrições simples — diga-lhe que precisa de uma aplicação de integração de funcionários, e ele cria automaticamente a estrutura da sua base de dados, ecrãs e fluxos de utilizadores. O que costumava exigir múltiplas reuniões e tempo de programador acontece em minutos.

Com registos de base de dados ilimitados em planos pagos e sem cobranças baseadas em utilização, as equipas podem criar ferramentas internas abrangentes sem se preocupar com limites ou faturas surpresa. Este modelo de preços previsível — a partir de $36/mês — significa que pode escalar as suas aplicações internas à medida que a sua organização cresce.

Princípio #1: Organize as suas prioridades.

Haverá momentos em que a tarefa em questão é urgente e importante. E nesses casos, pedir ajuda assim que ficar bloqueado faz sentido. Mas as probabilidades são que o que precisa de ajuda não precisa de ser respondido imediatamente. O problema é que assim que ficamos bloqueados temos um impulso natural de querer ajuda independentemente de quão importante é a tarefa.

É por isso que compreender as prioridades é crucial. Se estamos bloqueados numa tarefa que não é urgente e importante, devemos perguntar-nos o que mais podemos fazer para ajudar a avançar o projeto geral. Se houver algo de importância semelhante ao que estamos bloqueados, então devemos começar a trabalhar nisso enquanto esperamos que alguém fique livre para nos ajudar.

Considere criar uma simples aplicação de matriz de prioridades que ajude os membros da equipa a autoavaliarem se a sua pergunta realmente requer atenção imediata. O Magic Add permite-lhe adicionar funcionalidades descrevendo o que quer — "adicionar um sistema de pontuação de prioridade baseado em urgência e importância" — e a IA trata dos detalhes de implementação.

Princípio #2: Google primeiro, perguntas depois.

Há uma razão pela qual o Google é avaliado em $132,1 mil milhões e por que "google" é oficialmente uma palavra no dicionário: é muito útil. As probabilidades são que as respostas às nossas perguntas possam ser encontradas online. Sim, pode demorar um pouco de pesquisa e sim, já vimos todos alguns vídeos instrutivos horríveis no YouTube, mas no final, o Google entrega resultados. E muitas vezes esses resultados são melhores do que qualquer coisa que alguém no nosso escritório poderia fornecer; há muitas pessoas com muita experiência online.

Dito isso, há definitivamente situações onde obter ajuda internamente é a única opção. Por exemplo, se precisar de ajuda com um processo interno ou precisar de feedback sobre o seu design, pesquisar no Google não vai realmente ajudar. Nesses casos, está totalmente bem pedir ajuda. O ponto é que se podemos pesquisar uma resposta no Google em menos de 25 minutos, teremos realmente economizado tempo para a organização.

É aqui que as ferramentas internas se tornam inestimáveis: uma aplicação de base de conhecimento pesquisável pode tornar "pesquisar internamente no Google" tão eficaz quanto pesquisar na web. As equipas que usam o Adalo criaram aplicações de documentação de processos, sistemas de FAQ e guias de decisão pesquisáveis que capturam o conhecimento institucional. Quando alguém tem uma pergunta sobre um processo interno, pode encontrar a resposta por si mesmo em vez de interromper um colega.

Princípio #3: O momento é tudo.

Por isso, determinou que precisa de pedir ajuda, seja porque é algo que o Google não consegue responder ou tentou por um tempo e não conseguiu encontrar o que precisava, e agora? É aqui que o momento é fundamental. A razão principal pela qual as interrupções nos custam 25 minutos é porque quando alguém é interrompido, já não está em estado de "flow".

Mihaly Csikszentmihalyi, um especialista em criatividade, prega a importância de estar na zona e como somos muito mais produtivos quando todo o nosso poder mental está dedicado apenas a essa tarefa. Mas assim que somos interrompidos, acabou. Por isso, para reduzir a hipótese de interromper alguém do seu estado de flow, o momento em que pedimos ajuda é crucial.

Se acabaram de voltar do almoço, ou de outra reunião, sabemos que não estão em estado de flow. Esses são os momentos perfeitos para pedir ajuda.

Algumas equipas criaram simples aplicações de "estado de disponibilidade" que permitem que os colegas sinalizem quando estão em trabalho profundo versus quando estão abertos a perguntas. Com a infraestrutura modular do Adalo que escala para servir aplicações com milhões de MAU, mesmo as ferramentas para toda a empresa mantêm o desempenho independentemente de quantas pessoas estão a verificar os estados ao longo do dia.

Princípio #4: Pergunte pessoalmente.

Por muito que adore a tecnologia, sou um grande defensor do uso do método antiquado de se levantar da secretária e pedir ajuda. É difícil saber se uma pessoa está stressada ou a trabalhar arduamente numa outra tarefa sem a ver com os nossos próprios olhos. Quando nos forçamos a levantar e pedir ajuda, somos capazes de captar pistas emocionais ocultas que são indetectáveis online.

Saber se o seu colega está stressado ou ocupado é útil para perceber se deve mesmo pedir-lhe ajuda ou passar para obter ajuda de outra pessoa. Um benefício adicional deste método é que atua como uma confirmação dupla. O esforço adicional que é preciso para se levantar e ir até à secretária de outra pessoa força-nos a questionar se realmente precisamos da ajuda agora ou se poderia esperar.

Para equipas remotas e híbridas, este princípio precisa de adaptação. As videochamadas podem capturar algumas dessas pistas emocionais, mas ainda criam interrupções. Uma abordagem melhor: criar sistemas de pedidos de ajuda assíncronos onde as perguntas ficam em fila para quando os colegas estiverem disponíveis, em vez de exigir atenção imediata.

Um conto de advertência

Durante o processo de escrita deste artigo, encontrei-me de volta à minha rotina de trabalho típica. Estava bloqueado e precisava de ajuda. O que fiz? Bem, esqueci completamente tudo o que acabei de falar e pedi ajuda imediatamente.

Admitidamente, isto é difícil. Esses impulsos naturais de obter ajuda assim que ficamos bloqueados são intensos. Mas as apostas são altas. Os perigos de interromper os nossos colegas são ainda mais intensos. 16 horas perdidas por pessoa por semana é muito tempo. Sem mencionar todo o stress adicional.

Envergonhado e sentindo-me um hipócrita, juntei uma árvore de decisão para me ajudar a determinar como e quando devo pedir ajuda. É baseada nos quatro princípios de compreender as suas prioridades, pesquisar no Google quando pode, interromper na hora certa e certificar-se de que nos levantamos para pedir ajuda pessoalmente.

Tenho esperança de que esta árvore de decisão ajude os meus colegas e eu a sermos mais produtivos, e tenho esperança de que também o ajude a si. As nossas organizações devem ser lugares incríveis cheios de risos e colaboração. Por isso, a conclusão deste artigo não deveria ser "toda a gente se cale e trabalhe". Deveria ser que precisamos de ser cuidadosos quando pedimos ajuda. Devemos ver se podemos resolver o problema primeiro e depois encontrar a hora certa para pedir ajuda aos nossos colegas.

Construir uma cultura de autoatendimento

A forma mais eficaz de reduzir as interrupções não é apenas mudar o comportamento individual — é criar sistemas que tornam o autoatendimento o caminho de menor resistência. Quando encontrar uma resposta independentemente é mais fácil do que perguntar a alguém, as pessoas escolhem naturalmente a opção mais rápida.

É aqui que as ferramentas internas dedicadas brilham. Ao contrário das soluções genéricas que requerem soluções alternativas, as aplicações personalizadas criadas para os seus fluxos de trabalho específicos abordam exatamente as perguntas que a sua equipa faz com mais frequência. O X-Ray, a funcionalidade de análise de desempenho do Adalo, identifica problemas potenciais antes de afetarem os utilizadores — o que significa que as suas ferramentas internas permanecem rápidas e fiáveis à medida que o uso cresce.

A chave é começar pequeno. Crie uma aplicação que responda às cinco perguntas mais comuns que a sua equipa faz. Acompanhe o uso. Expanda com base no que as pessoas realmente precisam. Sem limites de dados em planos pagos e aplicações que são 3 a 4 vezes mais rápidas após a reforma de infraestrutura do Adalo 3.0, pode iterar rapidamente sem se preocupar com restrições técnicas.

Uma construção publica para web, iOS e Android simultaneamente — por isso, independentemente de a sua equipa preferir browsers de desktop ou aplicações móveis, pode aceder às mesmas ferramentas. Esta capacidade multiplataforma significa que não está a manter sistemas separados nem a forçar as pessoas a usar dispositivos que não preferem.

Pontos-chave

• As interrupções custam 25 minutos por ocorrência independentemente de estarem relacionadas com o trabalho atual — a consciência é o primeiro passo para as reduzir
• Os quatro princípios — priorizar, pesquisar no Google primeiro, escolher bem o momento, pedir pessoalmente — fornecem um quadro para obter ajuda sem destruir a produtividade da equipa
• As ferramentas de autoatendimento eliminam as interrupções completamente ao disponibilizar as respostas antes de as perguntas precisarem de ser feitas

FAQ

Por que escolher o Adalo em vez de outras soluções de criação de aplicações?

O Adalo é um criador de aplicações com IA que cria verdadeiras aplicações iOS e Android nativas juntamente com aplicações web. Ao contrário dos wrappers web, compila para código nativo e publica diretamente em ambas as Apple App Store e Google Play Store a partir de uma única base de código. Com registos de base de dados ilimitados em planos pagos a partir de $36/mês e sem cobranças baseadas em utilização, oferece preços previsíveis à medida que as suas aplicações crescem.

Qual é a forma mais rápida de criar e publicar uma aplicação na App Store?

A interface de arrastar e largar do Adalo e a criação assistida por IA permitem-lhe passar de ideia a aplicação publicada em dias em vez de meses. O Magic Start gera fundações completas de aplicações a partir de descrições, e o Adalo trata do complexo processo de submissão na App Store — para que possa concentrar-se em funcionalidades e experiência do utilizador em vez de lidar com certificados e perfis de aprovisionamento.

Posso facilmente reduzir as interrupções no trabalho e melhorar a produtividade da equipa com uma aplicação?

Sim, com o Adalo pode criar ferramentas internas e aplicações personalizadas que ajudam as equipas a encontrar respostas independentemente sem interromper colegas. Crie bases de conhecimento, guias de processos ou sistemas de pedidos de autoatendimento que reduzem os 25+ minutos perdidos por interrupção mencionados na investigação sobre produtividade.

Quanta produtividade se perde devido a interrupções no trabalho?

De acordo com a investigação do David Meyer, Ph.D., a alternância de tarefas pode custar até 40% do tempo produtivo — isso são 16 horas por pessoa por semana. Além disso, a investigação de Gloria Mark descobriu que mesmo breves interrupções acrescentam 25 minutos para completar a tarefa original, independentemente de a interrupção estar relacionada com o trabalho que está a ser feito.

Quais são os quatro princípios para pedir ajuda sem prejudicar a produtividade da equipa?

Os quatro princípios são: 1) Organize as suas prioridades — interrompa imediatamente apenas para tarefas urgentes e importantes, 2) Google primeiro, perguntas depois — pesquise online antes de perguntar aos colegas, 3) O momento é tudo — espere até que alguém esteja entre tarefas ou a regressar de uma pausa, e 4) Pergunte pessoalmente — isto permite-lhe ler pistas emocionais e confirma que realmente precisa de ajuda agora.

Como podem os criadores de aplicações ajudar a reduzir as interrupções da equipa?

Plataformas com IA como o Adalo permitem que as equipas criem e iterem nas suas próprias ferramentas sem precisar constantemente de assistência de um programador. Quando os funcionários podem criar aplicações, bases de dados e fluxos de trabalho personalizados independentemente, recuperam as horas perdidas e reduzem o stress da constante alternância de tarefas que vem de esperar por ajuda técnica.

Que tipos de ferramentas internas podem reduzir as interrupções no trabalho?

Bases de conhecimento pesquisáveis, sistemas de FAQ, aplicações de documentação de processos, ferramentas de matriz de prioridades, quadros de estado de disponibilidade e filas de pedidos de ajuda assíncronos reduzem todas as interrupções. Estas ferramentas tornam encontrar respostas independentemente mais rápido do que perguntar aos colegas, mudando naturalmente o comportamento para o autoatendimento.

Quanto custa criar aplicações de produtividade internas?

Os planos pagos do Adalo começam em $36/mês com registos de base de dados ilimitados e sem cobranças baseadas em utilização. Isto compara-se favoravelmente com alternativas como o Bubble (a partir de $69/mês com limites de utilização e limites de registos) ou o Glide ($60/mês com limites de linhas de dados e sem publicação na loja de aplicações).