5 Palabras Peligrosas - "Oye, ¿Me Puedes Ayudar?"

Si estás llevando la cuenta en casa, ya es mediodía y ya he recibido ayuda o dado ayuda a alguien un total de 8 veces. La canción "I get by with a little help from my friends" de Joe Cocker bien podría estar sonando en mis auriculares todo el día. Y así es como debería ser en una organización colaborativa.

Aquí es donde plataformas como Adalo, un creador de aplicaciones sin código para aplicaciones web impulsadas por bases de datos y aplicaciones iOS y Android nativas — una versión en las tres plataformas, publicada en la Apple App Store y Google Play, pueden ayudar a reducir estas interrupciones. Cuando los equipos pueden crear e iterar sus propias herramientas sin necesitar constantemente asistencia de un desarrollador, recuperan esas horas perdidas y reducen el estrés del constante cambio de tareas. Una compilación se publica en las tres plataformas — web, Apple App Store y Google Play — eliminando la necesidad de mantener bases de código separadas o coordinar múltiples equipos de desarrollo.

Pedir ayuda es algo que ocurre todos los días. Sin importar cuál sea tu rol, siempre habrá algo en lo que necesitarás ayuda; y para las personas en el negocio de crear cosas nuevas, esto ocurre mucho. Estamos constantemente buscando respuestas a preguntas que nunca se han hecho y tendemos a usar herramientas que están en constante evolución y son demasiado complicadas (mirándote a ti, Adobe).

En la superficie, pedir ayuda parece inofensivo. Pero acechando detrás de escena hay un peligroso asesino de productividad. Según experimentos realizados por David Meyer, Ph.D., un psicólogo de la Universidad de Michigan, "los bloqueos mentales creados por el cambio entre tareas pueden costar hasta el 40 por ciento del tiempo productivo de alguien." ¡Eso son 16 horas por persona por semana!

Más recientemente, Gloria Mark de la Universidad de California, Irvine, analizó cómo este concepto de cambio de tareas se desarrolla en el lugar de trabajo y encontró noticias aún más alarmantes. Cuando un individuo es interrumpido de su tarea actual, incluso si es solo por un breve momento, agrega 25 minutos adicionales al tiempo total que lleva completar esa tarea. Y lo aterrador es que esos 25 minutos no incluyen el tiempo que lleva ayudar a la otra persona. Para empeorar las cosas, su investigación encontró que "después de solo 20 minutos de desempeño interrumpido, las personas informaron significativamente mayor estrés, frustración, carga de trabajo, esfuerzo y presión."

Ahora, podrías pensar que cuanto más no relacionada sea la interrupción, más tiempo llevará el cambio de tarea. No. Gloria y su equipo encontraron que si la interrupción estaba o no relacionada con la tarea actual no tenía ninguna diferencia en la cantidad de tiempo perdido. Esto significa que incluso pedir ayuda a alguien que trabaja en algo relacionado seguirá costándole 25 minutos.

Entonces, cuantas más interrupciones en tu organización, menos productivo y más estresado se vuelve todo el mundo. Parece obvio simplemente detener las interrupciones, ¿verdad? Desafortunadamente, tenemos nuestra propia naturaleza humana con la que lidiar. Los humanos han evolucionado durante miles de años para ayudar a nuestros semejantes de la tribu. ¿Realmente esperamos que nuestras organizaciones tengan una política donde no se te permite dar o pedir ayuda??

Desafortunadamente, las interrupciones son más prevalentes hoy que nunca. Además de la forma antigua de levantarse de nuestros escritorios y realmente pedir ayuda en persona, podemos enviar a alguien un correo electrónico, un mensaje de texto, un slack, o incluso bombardear a un montón de personas a la vez a través de cualquiera de esos canales.

Esto nos pone en un aprieto. Si sabemos que vamos a necesitar ayuda durante nuestros esfuerzos creativos, ¿cómo diablos la obtenemos sin hacer que nuestro equipo sea menos productivo y más estresado?

El primer paso es la conciencia. Todos en nuestras organizaciones necesitan entender cuán peligrosa puede ser una pregunta rápida de un compañero de trabajo. Una vez que aceptamos que interrumpir constantemente a otros perjudica la productividad del equipo, podemos operar dentro de un conjunto de principios para determinar cómo obtener ayuda.

Cómo la tecnología puede reducir la dependencia de interrupción

Antes de profundizar en los principios para pedir ayuda, vale la pena considerar cómo las herramientas correctas pueden eliminar muchas interrupciones por completo. Más de 3 millones de aplicaciones han sido creadas en Adalo, con equipos construyendo todo desde bases de conocimiento internas hasta sistemas de solicitudes de autoservicio que responden preguntas antes de que se conviertan en interrupciones.

Ada, el constructor de IA de Adalo, te permite describir lo que quieres y genera tu aplicación. Magic Start crea fundamentos completos de aplicaciones a partir de una descripción, mientras que Magic Add agrega funciones a través del lenguaje natural.

El constructor visual de la plataforma ha sido descrito como "tan fácil como PowerPoint", lo que significa que los miembros del equipo no técnicos pueden crear sus propias soluciones sin alejar a los desarrolladores del trabajo crítico. Magic Start genera bases completas de aplicaciones a partir de descripciones simples — dile que necesitas una aplicación de incorporación de empleados, y crea automáticamente tu estructura de base de datos, pantallas y flujos de usuarios. Lo que solía requerir múltiples reuniones y tiempo de desarrollador sucede en minutos.

Con registros de base de datos ilimitados en planes pagados y sin cargos basados en uso, los equipos pueden crear herramientas internas completas sin preocuparse por alcanzar límites o facturas sorpresa. Este modelo de precios predecible — a partir de $36/mes — significa que puedes escalar tus aplicaciones internas a medida que crece tu organización.

Principio #1: Organiza tus prioridades.

Habrá momentos en que la tarea en cuestión sea urgente e importante. Y en esos casos, pedir ayuda tan pronto como te quedes atascado tiene sentido. Pero las probabilidades son que lo que necesitas ayuda no necesita responderse de inmediato. El problema es que tan pronto como nos atascamos tenemos un impulso natural de querer ayuda independientemente de cuán importante sea la tarea.

Por eso entender las prioridades es crucial. Si estamos atascados en una tarea que no es urgente ni importante, debemos preguntarnos qué más podemos hacer para ayudar a avanzar el proyecto en general. Si hay algo de importancia similar a lo que estamos atascados, entonces debemos comenzar a trabajar en eso mientras esperamos que alguien esté libre para ayudarnos.

Considera crear una simple aplicación de matriz de prioridades que ayude a los miembros del equipo a autoevaluar si su pregunta realmente requiere atención inmediata. Magic Add te permite agregar funciones describiendo lo que quieres — "agregar un sistema de puntuación de prioridades basado en urgencia e importancia" — y la IA maneja los detalles de implementación.

Principio #2: Primero Google, preguntas después.

Hay una razón por la que Google está valorado en $132.1 mil millones y por qué "google" es oficialmente una palabra en el diccionario: es realmente útil. Las probabilidades son que las respuestas a nuestras preguntas se puedan encontrar en línea. Sí, puede llevar un poco de búsqueda y sí, todos hemos visto algunos horribles videos instructivos de YouTube antes, pero al final, Google entrega resultados. Y muchas veces estos resultados son mejores que cualquier cosa que alguien en nuestra oficina podría proporcionar; hay muchas personas con mucha experiencia en línea.

Dicho eso, definitivamente hay situaciones donde obtener ayuda internamente es la única opción. Por ejemplo, si necesitas ayuda con un proceso interno o necesitas retroalimentación sobre tu diseño, buscar en Google no ayudará mucho. En esos casos, está totalmente bien pedir ayuda. El punto es que si podemos buscar en Google una respuesta en menos de 25 minutos, habremos ahorrado tiempo a la organización.

Aquí es donde las herramientas internas se vuelven invaluables: una aplicación de base de conocimiento con búsqueda puede hacer que "buscar en Google internamente" sea tan efectivo como buscar en la web. Los equipos que usan Adalo han creado aplicaciones de documentación de procesos, sistemas de preguntas frecuentes y guías de decisión con búsqueda que capturan el conocimiento institucional. Cuando alguien tiene una pregunta sobre un proceso interno, puede encontrar la respuesta por sí mismo en lugar de interrumpir a un colega.

Principio #3: El momento lo es todo.

Entonces, has determinado que necesitas pedir ayuda, ya sea porque es algo que Google no puede responder o lo has intentado por un tiempo y no pudiste encontrar lo que necesitabas, ¿ahora qué? Aquí es donde el momento es clave. La razón principal por la que las interrupciones nos cuestan 25 minutos es porque cuando alguien es interrumpido ya no está en un estado de "flujo".

Mihaly Csikszentmihalyi, un experto en creatividad, predica sobre la importancia de estar en la zona y cómo somos mucho más productivos cuando todo nuestro poder mental está dedicado solo a esa tarea. Pero tan pronto como somos interrumpidos, se acabó. Entonces, para reducir la posibilidad de interrumpir a alguien de su estado de flujo, el momento en que pedimos ayuda es crucial.

Si acaban de regresar del almuerzo, o de otra reunión, sabemos que no están en un estado de flujo. Esos son los momentos perfectos para pedir ayuda.

Algunos equipos han creado simples aplicaciones de "estado de disponibilidad" que permiten a los colegas señalar cuándo están en trabajo profundo versus cuando están abiertos a preguntas. Con la infraestructura modular de Adalo que escala para servir aplicaciones con millones de MAU, incluso las herramientas de toda la empresa mantienen el rendimiento sin importar cuántas personas estén verificando los estados a lo largo del día.

Principio #4: Pregunta en persona.

Por mucho que me encante la tecnología, soy un gran defensor del uso del método anticuado de levantarse del escritorio y pedir ayuda. Es difícil saber si una persona está estresada o trabajando arduamente en otra tarea sin verla con nuestros propios ojos. Cuando nos obligamos a levantarnos y pedir ayuda, podemos captar señales emocionales ocultas que son indetectables en línea.

Saber si tu compañero de trabajo está estresado o ocupado es útil para determinar si deberías pedirle ayuda o pasar a obtener ayuda de otra persona. Un beneficio adicional de este método es que actúa como una confirmación doble. El esfuerzo adicional que se necesita para ponerse de pie y caminar hasta el escritorio de otra persona nos obliga a cuestionarnos si realmente necesitamos la ayuda ahora o si podría esperar.

Para equipos remotos e híbridos, este principio necesita adaptación. Las videollamadas pueden capturar algunas de esas señales emocionales, pero aún crean interrupciones. Un mejor enfoque: crear sistemas de solicitud de ayuda asíncronos donde las preguntas se ponen en cola para cuando los colegas estén disponibles, en lugar de exigir atención inmediata.

Un cuento de advertencia

Durante el proceso de escribir este artículo, me encontré de vuelta en mi rutina de trabajo típica. Estaba atascado y necesitaba ayuda. ¿Qué hice? Bueno, olvidé completamente todo lo que acabo de hablar e inmediatamente pedí ayuda.

Admitidamente, esto es difícil. Esos impulsos naturales de obtener ayuda tan pronto como nos atascamos son feroces. Pero las apuestas son altas. Los peligros de interrumpir a nuestros compañeros de equipo son aún más feroces. 16 horas perdidas por persona por semana es una cantidad enorme de tiempo. Sin mencionar todo el estrés adicional.

Avergonzado y sintiéndome como un hipócrita, armé un árbol de decisiones para ayudarme a determinar cómo y cuándo debo pedir ayuda. Está basado en los cuatro principios de entender tus prioridades, buscar en Google cuando puedas, interrumpir en el momento correcto y asegurarte de que nos levantemos a pedir ayuda en persona.

Tengo la esperanza de que este árbol de decisiones ayude a mis compañeros de equipo y a mí a ser más productivos, y espero que también te ayude a ti. Nuestras organizaciones deben ser lugares increíbles llenos de risas y colaboración. Entonces, la conclusión de este artículo no debería ser "todo el mundo cállese y trabaje". Debería ser que necesitamos ser conscientes al pedir ayuda. Debemos ver si podemos resolver el problema primero y luego encontrar el momento correcto para pedir ayuda a nuestros colegas.

Construir una cultura de autoservicio

La forma más efectiva de reducir las interrupciones no es solo cambiar el comportamiento individual — es crear sistemas que hagan del autoservicio el camino de menor resistencia. Cuando encontrar una respuesta de forma independiente es más fácil que preguntarle a alguien, las personas naturalmente eligen la opción más rápida.

Aquí es donde brillan las herramientas internas dedicadas. A diferencia de las soluciones genéricas que requieren soluciones alternativas, las aplicaciones personalizadas creadas para tus flujos de trabajo específicos abordan exactamente las preguntas que tu equipo hace con más frecuencia. X-Ray, la función de análisis de rendimiento de Adalo, identifica posibles problemas antes de que afecten a los usuarios — lo que significa que tus herramientas internas permanecen rápidas y confiables a medida que crece el uso.

La clave es comenzar pequeño. Crea una aplicación que responda las cinco preguntas más comunes que hace tu equipo. Rastrea el uso. Expande según lo que las personas realmente necesitan. Sin límites de datos en planes pagados y aplicaciones que son 3-4 veces más rápidas después de la renovación de infraestructura de Adalo 3.0, puedes iterar rápidamente sin preocuparte por las restricciones técnicas.

Una compilación se publica en web, iOS y Android simultáneamente — por lo que ya sea que tu equipo prefiera navegadores de escritorio o aplicaciones móviles, pueden acceder a las mismas herramientas. Esta capacidad multiplataforma significa que no estás manteniendo sistemas separados ni obligando a las personas a usar dispositivos que no prefieren.

Puntos clave

• Las interrupciones cuestan 25 minutos por ocurrencia independientemente de si están relacionadas con el trabajo actual — la conciencia es el primer paso para reducirlas
• Los cuatro principios — priorizar, Google primero, elegir el momento correcto, preguntar en persona — proporcionan un marco para obtener ayuda sin destruir la productividad del equipo
• Las herramientas de autoservicio eliminan las interrupciones completamente al hacer que las respuestas estén disponibles antes de que las preguntas necesiten hacerse

Preguntas frecuentes

¿Por qué elegir Adalo sobre otras soluciones de creación de aplicaciones?

Adalo es un creador de aplicaciones impulsado por IA que crea verdaderas aplicaciones iOS y Android nativas junto con aplicaciones web. A diferencia de los wrappers web, compila a código nativo y publica directamente en la Apple App Store y la Google Play Store desde una sola base de código. Con registros de base de datos ilimitados en planes pagados a partir de $36/mes y sin cargos basados en uso, ofrece precios predecibles a medida que escalan tus aplicaciones.

¿Cuál es la forma más rápida de crear y publicar una aplicación en la App Store?

La interfaz de arrastrar y soltar de Adalo y la creación asistida por IA te permiten pasar de idea a aplicación publicada en días en lugar de meses. Magic Start genera bases completas de aplicaciones a partir de descripciones, y Adalo maneja el complejo proceso de envío a la App Store — para que puedas concentrarte en funciones y experiencia del usuario en lugar de lidiar con certificados y perfiles de aprovisionamiento.

¿Puedo fácilmente reducir las interrupciones en el lugar de trabajo y mejorar la productividad del equipo con una aplicación?

Sí, con Adalo puedes crear herramientas internas y aplicaciones personalizadas que ayuden a los equipos a encontrar respuestas de forma independiente sin interrumpir a los colegas. Crea bases de conocimiento, guías de procesos o sistemas de solicitudes de autoservicio que reduzcan los 25+ minutos perdidos por interrupción mencionados en la investigación de productividad.

¿Cuánta productividad se pierde debido a las interrupciones en el lugar de trabajo?

Según la investigación de David Meyer, Ph.D., el cambio de tareas puede costar hasta el 40% del tiempo productivo — eso son 16 horas por persona por semana. Además, la investigación de Gloria Mark encontró que incluso las breves interrupciones agregan 25 minutos para completar la tarea original, independientemente de si la interrupción está relacionada con el trabajo que se está realizando.

¿Cuáles son los cuatro principios para pedir ayuda sin dañar la productividad del equipo?

Los cuatro principios son: 1) Organiza tus prioridades — interrumpe de inmediato solo para tareas urgentes e importantes, 2) Primero Google, preguntas después — busca en línea antes de preguntar a los colegas, 3) El momento lo es todo — espera hasta que alguien esté entre tareas o regresando de un descanso, y 4) Pregunta en persona — esto te permite leer señales emocionales y confirma que realmente necesitas ayuda ahora.

¿Cómo pueden los creadores de aplicaciones ayudar a reducir las interrupciones del equipo?

Plataformas con IA como Adalo permiten que los equipos creen e iteren sus propias herramientas sin necesitar constantemente asistencia de un desarrollador. Cuando los empleados pueden crear aplicaciones, bases de datos y flujos de trabajo personalizados de forma independiente, recuperan las horas perdidas y reducen el estrés del constante cambio de tareas que proviene de esperar ayuda técnica.

¿Qué tipos de herramientas internas pueden reducir las interrupciones en el lugar de trabajo?

Las bases de conocimiento con búsqueda, los sistemas de preguntas frecuentes, las aplicaciones de documentación de procesos, las herramientas de matriz de prioridades, los tableros de estado de disponibilidad y las colas de solicitudes de ayuda asíncronas reducen todas las interrupciones. Estas herramientas hacen que encontrar respuestas de forma independiente sea más rápido que preguntarle a los colegas, cambiando naturalmente el comportamiento hacia el autoservicio.

¿Cuánto cuesta crear aplicaciones de productividad interna?

Los planes pagados de Adalo comienzan en $36/mes con registros de base de datos ilimitados y sin cargos basados en uso. Esto se compara favorablemente con alternativas como Bubble (a partir de $69/mes con límites de uso y límites de registros) o Glide ($60/mes con límites de filas de datos y sin publicación en la tienda de aplicaciones).